伝え方が９割？いや１０割！～文書作成のポイント

フロントの仕事では文書の作成の比重が非常に高いです。

議案書、議事録、お知らせ、アンケート、お手紙…

色んな人が作った文書を見ても、国語能力が高い　＝　分かりやすい文書ではない、と感じます。

たとえば「某有名大学法学部卒業」という肩書きがあっても、特有のクセがある（一般の人には分かりにくい、難解、堅苦しい、刺々しく感じてしまう）文書を作ってしまう人もいます。

頭脳明晰で論理的な考え方が身についているはずの人でも「伝え方」を間違えると、読んでもらえない文書になってしまうかもしれないので、難しいですね。

文書は読んでもらってこそ価値があります！

伝えたいことが伝わってこそ意味があります！

少し前に流行って、続編や漫画版も出版された「伝え方が９割」という本があります。

書店に行くと「〇〇が９割」というタイトルの本が多く並んでいますが、「〇〇が９割」が出始めた初期の本だと思います。
それだけインパクトがあるタイトルということですね。

タイトル通り「伝え方」の重要性を分かりやすく解説したもので、とても参考になるので自分の文書作成にも意識して取り入れています。

考え方はとてもシンプルですが、このポイントを意識しているかどうかで大違いです。
更に、この手法は文書作成以外の分野に応用も出来ます。

代表的な３つのステップと７つの手法

　STEP①　自分の頭の中をそのまま言葉にしない

　STEP②　相手の頭の中を想像する

　STEP③　相手のメリットと自分の要求が一致するお願いをつくる

ざっくりと言えばこの３つのステップですが、もう少し細かくかみ砕いたのが次の手法です。

例えば「共用部にゴミを放置される」という問題があり、注意文書を作るとします。

真っ先に思いつくのは「ゴミを捨てないで」というフレーズではないでしょうか？

でも「ゴミをその辺に捨ててはいけない」なんて、子どもでも分かることです。

今さら「ゴミを捨てないで」と、そのままストレートに書く意味はあるのでしょうか？

そこで次の７つの手法に当てはめながら考えてみます。

	手　法	概　要	フレーズ（例）
1)	相手のメリットを伝える	伝えたい相手が好きなことに置き換える	マンションがキレイだと出かけるとき、帰宅したときも気持ちが良いですね
2)	相手の嫌いなこと・デメリットを伝える	１）の逆、嫌いなことに置き換える	放火されると大惨事に！マンションの価値が下がって売れなくなる！清掃費用が上がって管理費も値上がりする！
3)	選択肢を用意する	比較して自ら選択してもらう	美観を保つために管理費を値上げする方がいいですか？それとも日ごろ汚さない・気づいたらゴミを拾う方がいいですか？
4)	承認欲求をくすぐる	他人に認められたい欲を満たす	キレイなマンションだとご近所の中でも評判です！住民の皆さんが行動してくれたおかげです！
5)	限　定	あなた限定	ゴミを見つけたあなたに拾って欲しいんです！
6)	チームワーク化	面倒くさい、必要ないと思っている人に向けて	一緒にキレイなマンションを維持するため、ゴミを見つけたら皆で拾いましょう！
7)	感　謝	「ありがとう」は断りにくい	いつもキレイにしていただいてありがとうございます！（店舗のトイレに貼っているのを見かけますね）