駐車場をめぐるトラブル~レッカー排除は?請求漏れ・手続きのミスをなくすために必要なこと

駐車場

マンションの三大トラブル、ペット問題、騒音問題、駐車場問題と言われているそうです。
前者2つはすでに記事にしたので、最後の駐車場について書いてみます。

これまで駐車場に触れなかったのは、駐車場のトラブルが広範囲すぎるので躊躇していました。書くキッカケになりました、テーマのリクエストをくださったあらそ~(@araaraara_araso)さんありがとうございます。

管理組合・管理会社は駐車場内のトラブルに関知しません

駐車場使用細則や契約書に記載されているとおり、管理組合(管理会社)は、駐車場内で起こるトラブルに関知しないことになっています。

接触事故、盗難事故、隣の車が近い、傷つけられた、自分の区画に別の車が停まっているなど、当事者間の解決が原則です。

必要に応じて文書での注意喚起をすることはありますが、解決の基本原則は自分です。

管理会社に「自分の区画に別の車が停まっているから何とかしてくれ」と求められても、管理会社では対応できません。
管理組合がレッカー会社と契約している場合もありますが、強制的なレッカー移動は法が禁止する「自力救済」に当たると言われています。
管理会社に排除する権限は無く、管理組合もレッカー移動にリスクがありますので、レッカー契約には「警告」の意味が強いと思います。
レッカー移動は自力救済
レッカーしたら訴えられるかも??
<br>

自力救済禁止が建て前ですが、レッカー排除する事例はあります。
レッカーされた側にも負い目があるのか、訴えられたというのは聞いたことないです。

でも、リスクがあることを知っておくべきですね。

管理会社が関係するトラブルは「事務処理ミス」の原因が多い

管理会社が関係する事務処理に関わるトラブルは、「請求事務」「契約手続き事務」の2つです。

複数の人を介して処理が行われるため、中間のどこかでミスが起きると、請求や引落の間違いなど、結果が出るまで気づきません。チェックが働きづらいと思います。

会社のチェック体制が機能しているか、差があるでしょう。

仕組みがきちんとしていれば、ミスを減らすことは出来ます。

チェック体制が厳しければ厳しいほど、手続きが面倒・書類が多い・時間がかかるなど、利用者の利便性は損なわれます。

口頭の伝達が楽だし速いですけれど、間違いが起きないように書類でチェックするから仕方がないところでしょう。

事例① 駐車場使用料金未請求問題

前任者から引き継いだ決算の時点で、駐車場の契約台数と請求金額が合わないことが発覚しました。

数年前からズレが生じており、未請求額は40万円以上でした。

<span class="fz-14px">前任者</span><br><span class="fz-14px">(先輩)</span>
前任者
(先輩)

あ、そうなんだ。じゃあ本人に事情説明して請求してみたら?

ミスの原因

管理員は契約を受け付けしており、会社の請求担当に連絡を入れていたようです。

でも何らかの理由で、請求金額の変更が行われなかった。

ここまでは請求処理のミス。

でも何年も気づかなかったのは、複数のミスによる決算の問題です。

  • 管理員・・・・・毎月の請求書の金額が変わっていないことに気づかない
  • フロント・・・・決算を数期またいでいるのに、台数と請求額の差に気づかない
  • 管理組合・・・・同上
  • 契約者本人・・・引き落としされていないのに気づかない

「みんなに責任ありますよね」と、なかなか管理会社から言えないものです。

そもそもの発端は自分たちですからね。

本人に支払いをお願いする

電話で連絡したところ、相手も絶句です。

なんせいきなり「40万円はらってください」ですから。

住民さん
住民さん

そんなの払えるわけないだろう!管理会社の落ち度じゃないか!

当然の反応だよな・・・・

でも、駐車場を使ってるのに料金が引き落とされていないことに気づかない本人。

請求書や引き落とし金額を全く見ない人もいます。

とにかく菓子折りを持って、自宅にお詫びに行くことにしました。

まだ駆け出しだった自分ですが、前任者も上司も同行してきません。

胃が痛くなりながらチャイムをならしたところ、意外な反応がかえってきました。

住民さん
住民さん

あなたがミスしたわけじゃないのに、こうやって謝りに来てくれている。
私にも同じくらいの年頃の息子がいて、それと重なってしまったよ。
これ、持って帰ってください。

現金が用意されてました

涙が出る思いで受け取って、お礼ともお詫びともつかない挨拶をして帰りました。

申し訳なさと、感謝と、ホッとしたのが混じった複雑な感情です。

自分の親だったらどうするんだろう?と考えたりもしました。

こんな風に払ってくれることなんて、まず無いです!

会社が一部負担することもありますからね。

激レアな体験でした。

事例② 解約するのやっぱり止めた

住民さんからの電話で、駐車場の解約申し入れがありました。

たまたまその日は請求書の締め日。今日中に手続きすれば、請求金額の変更に間に合います。

正式に「解約届」を出してもらうなら、請求金額の変更は来月に回されます。

すると駐車場使用料は1ヶ月分まるまる引き落とされてしまって、それを1か月後の請求時に相殺して返金する処理が必要になります。

住民さんにとっては一時的に過剰払いになってしまうし、私も手続きが面倒だったので、口頭で解約を受け付けて、社内の請求変更書類を回しました。

すると翌日。

住民さん
住民さん

昨日の駐車場の解約、やっぱり取り消すことにします

でも既に請求変更の締め日が過ぎているので、今月の駐車場使用料はゼロに変更済みでした。

その旨を説明して、次回請求で2か月分まとめて引き落としていいですか?と尋ねたところ

住民さん
住民さん

あんたの会社は、書類も出してないのに口頭で請求金額を変えるのか!?

自分から電話で解約の連絡をしてきたのに、そんな言い方はないじゃないか。これは罠だったのか?

便宜を図ったはずが、完全に裏目でした。

私がルールを破って正規の手続きを踏まなかったため招いたクレームだったのですが、「書類なしでは一切手続きを受け付けない」ことを徹底するようになった一件でした。

よくある駐車場の解約トラブル

駐車場の使用契約書には通常「解約は1か月前までに申し出る」と書いています。

たぶん民間の駐車場契約でも同じようなものですよね。

住民さん
住民さん

車を廃車にしたので、解約します。今日で。

正しくは、申し出てから1か月後に解約が成立します。

それなのに管理員が言われるまま受け付けして、請求変更書類を本社に送ってきます。

1ヶ月以上前に解約の申し出が無かったら、解約できませんよ。

駐車料金は1ヶ月分、請求することになりますからね。

管理員
管理員

車がもう無いのに料金1ヶ月分を取るの、気の毒じゃないですか。

気の毒だと思うなら、ご自分が代わりに払ってあげたらどうですか?

損するのは管理組合ですよ?

「次の契約者を探すため」という主旨で解約の予告期間は必要で、それを理解していれば起こらないミスです。(入社時の研修、引き継ぎなどで必ず説明する)

ルールをただの「決まり事」ではなく、「目的」まで考えていれば、このような発想にならないでしょう。

管理員さんにルールを伝えるときは「決まったこと」に加えて「何のため」が理由も説明して主旨を理解してもらうようにしています。

駐車場トラブルを防ぐには

規約を把握して、その通りに実行する。

これさえ守れば、期日・手続き・届出書など、事務手続きのトラブルは防げます。

便宜を図ったつもりが、自分のミスとして責められるとショックは倍になります。

規約は覚える必要ない

丸暗記している人はほとんどいないので「そういえばこんなこと書いていたな」と印象に残っているくらいでも十分です。

手続きが発生したら確認する。調べて回答することは許されます。

書類第一主義

ペーパーレスの時代に逆行しますが、まだまだ管理組合では書面がたくさん必要です。

堅いと言われても、書面に従って意思確認して、処理することが重要です。

書類を省略すると証拠が残らず、痛い目に遭います。

慣れてくると危ない

流れが全部頭に入ってくると、確認を怠りがちです。

必ずと言っていいほど例外や、イレギュラーな事例は起こります。

規約が頭に入っていると思い込んでいつも通りに対応すると、イレギュラーなことに気づかずミスにつながります。

駐車場トラブルの一番怖いところ

それは、普段いい人、温厚な人、いつもにこやかに挨拶する人が豹変することです。

駐車場のトラブルになると鬼のように激高する、そんな場面を何度も見てすごくびっくりします。

怖い鬼のイラスト
理事会では仏だったのに?

料金のことなら、最終的に金銭で解決できます。

しかし「空き待ちの順番を間違って飛ばしてしまった」となると代替の手段がありません。

理事長に頼み込んで、一時的に来客用駐車場を貸し出すことで許してもらったこともあります。

あれも新人の頃で、追いつめられて必死に頼んだから、許可してくれたのかもしれません。

いい人も鬼に変えてしまう駐車場のトラブル。

事務手続きだから決まった通り処理すればいいのですが、間違いが起きないのが当たり前。

きちんと書類で意思確認することが重要ですね。

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