新入居者によるトラブルを避けるために何が出来る?~ルールブックを作ってみよう!!

新入居

新しく入居する方は、戸建てからマンション、他県から移住、賃貸から分譲へ。
戸惑うことが多いと思います。

悪気は無くても、うっかりルール違反してしまうこともあるでしょう。

先日の記事では「ゴミステーションの呼称は方言」が発覚してカルチャーショックを受けている方もいましたし…(笑)

もちろん呼称だけではなく、ゴミの出し方は隣りの市でも全然違います

入居してから知る「ローカルルール」に戸惑う人も

じゃあ、マンションのルールは、誰が、いつ、説明しているのでしょうか?
その説明がきちんと行われないため「知らなかった」という問題が起きています

これを防ぐ方法について考えてみました。

① 売買で何が行われているか

売買では一般的に「売り主」「買い主」その間に「仲介業者」が入ります。

仲介業者は「重要事項説明」をして、マンションの概要や、おおまかなルールなど説明します。
仲介業者が自ら入手する情報もありますが、マンションのルールはどこから仕入れるのでしょうか?

仲介業者を入れない売買・移転もあります。
当事者同士の直接の売買、贈与
この場合は管理会社に事前の連絡が無く、成立してから移転を知らされます。
また賃貸者も、入居が決まってから管理会社に連絡が来るのがほとんどです。

重要事項調査報告書作成のための調査シート

売買の前に、仲介業者は管理会社に問い合わせをします。
管理費・積立金、滞納、マンション全体の積立額など、多くの質問があります。
買い主が、購入を判断をするために必要な情報だからです。

さらに「調査シート」というA3サイズ×3~4枚におよぶ質問書を管理会社に求めてくることがあります。

FAXで「〇〇日までに」と送られてきて、フロントが手書きで記入していました。

FAXだから回答はすべて手書き。
A3サイズで3~4枚ですから、大変な手間でした。

(もちろん作成は有償です)
多くの管理会社は、オリジナルの質問書はお断りのようです。

質問書のフォーマットは、どこの仲介業者も似たようなものです。
だから最近は定型で各マンションの回答シートを作って、印刷して発行するようになりました。
もちろん発行する前に、変化している項目の有無、例えば駐車場の空き情報やルール変更など、全体をチェックして更新しています。

売り主が買い主に伝えるべき情報を、仲介業者が調べて説明しています。
自力で調べるのは不可能なので、管理会社や管理組合に問い合わせるわけです。

このように様々な方法で入手した情報を基に、マンションの概要やルールの説明が行われます。

でも、売買契約のときに説明されても、記憶に残りませんよね?

② 規約を読んでも分からないルールがある

規約は新所有者に渡っている「はず」ですが、それを確認する術はありません。
ましてや賃貸で入居する人には、ほとんど渡していないでしょう。
管理組合や管理会社が「規約をもらいましたか?」と確認することもありません。

それ以上に問題なのは、規約に載っていないローカルルールが山ほど存在することです

むしろローカルルール(裏ルール)の方が、トラブルの原因になっているんじゃないでしょうか。

ローカルルールは誰が説明するの?

入居したあと、管理員さんが説明するのでしょうか?
分からないことがあれば、そのたびに質問して回答するのでしょうか?
役員さんが入居時に面談して説明する、という管理組合もあるそうです。

でも新しい管理員さんは昔のことは分からないし、口頭では絶対に漏れるし、言った・言わないになるし、役員面談だって交代すれば継続が難しいでしょう。

「人」に依存するのではなく、システマティックな方法を考えたいな

③ ルールブックを作ろう!!

そう考えて、いくつかのマンションで「入居のルールブック」を作ろうと試みました。
しかしこれもまた、いちフロントマンが作るのは結構大変です。

役員も巻き込んで作ろうとしましたが、たいへんな作業で、お互い忙しい身で遅々として進まず。

そこで次に、もっと簡単に誰でも出来る方法を試すことにしました。

過去数年分のお知らせ文書を印刷して、渡せばいいんだ!

お知らせ文書には、マンションの歴史とルールが詰まっています。
何代にもわたる歴代のフロント担当者が積み重ねてきた、トラブルシューティング集です。

クレーム対応で積み重ねてきた努力の結晶…は言い過ぎ?

内容の選別、カテゴリー分け、手直しは必要ですが、基本的に印刷するだけでOK。

カテゴリー(例)

  • 管理体制、管理会社連絡先
  • 管理組合体制(役員、防火管理)
  • 入退去の申請、口座振替
  • 引っ越し、大型荷物の搬入搬出
  • 電気・ガス・水道などの手続き、連絡先
  • ゴミ関係(注意事項、大型ごみ、資源ごみ)
  • 駐車場関係(契約・解約手続き、来客用駐車場)
  • 自転車駐輪方法、登録、廃棄方法
  • リフォームの注意点、手続き
  • 騒音問題
  • ペット飼育ルール
  • ベランダの管理
  • 結露対策
  • オートロックの開け方、裏口扉の開け方
  • テレビの視聴方法(地上波、BS、CS、ケーブルテレビ)
  • インターネットの契約

これらの文書を冊子にするだけでも役立つのではないでしょうか。
自分自身、管理員さん、役員さんにも読んでもらいたいですね。

目指すレベルを段階に分けると

  • レベル1 管理規約・使用細則をわたす
  • レベル2 過去5年分くらいの総会議事録の写しをわたす
  • レベル3 過去の周知文書集を作ってわたす
  • レベル4 入居者マニュアルを作ってわたす
  • 最終レベル レベル1~4を管理組合専用HPにアップして閲覧可能な状態にする

個人的な目標です!
もしかして、大手の管理会社なら、当たり前に出来ていたりしますか?

新しく入居した方へ

議事録の閲覧請求をしてみましょう!(請求の方法は、管理員さん、管理会社に聞けば分かりますよ)
「理事会の議事録」や「議案書」も一緒に時系列に沿って読んでみると、マンションの動きが良くわかりますよ!

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