定期総会の仕切り~理事長は何をすればいいの?管理会社のフロントの立ち位置はどこにある?

総会

フロントが全組合員と顔を合わす数少ない機会、年1回の定期総会です。
理事長は「この総会でお役御免」というハレバレとした気持ちで臨む方もいますが、理事長とフロントの役割は何でしょうか。

総会はよく「管理会社のアピールの場」と言われます。

アピールと言うよりも「審判」の場かな

総会の準備から当日まで、理事会を支えてスムーズに総会を終えるのがフロントの役目。
アピールの場ではなく、1年間の総括で、会社と自分の仕事ぶりが評価されるとともに、今後に期待を抱かせることが出来るか試される場です。

議案書の作成はフロントと理事会の共同作業

組合員の手元に届く総会議案書は、まず理事会で、フロントが作ってくる「素案」をたたき台にして議論し、修正加筆など行います。

決算書は決まった書式に結果が入るだけなので個性を出しづらいですが、「事業計画」「予算」など未来に関する部分は、フロントが存分に個性を発揮できるでしょう

去年1年を振り返って、来年やらなくてはいけない課題を漏らさずに盛り込みます。
計画をつくるところで試されるのが「提案能力」です。

知識、経験、企画・提案力、文章力(説明力)などトータルで試されるわけですね。

しかし忘れてはならないのは、議案書の最終責任は理事会(理事長)だということ。

とはいえ資料が間違っていた時に矛先はフロントに向くので、素直に謝りますけどね

机といすの配置・・・意外に大事じゃないですか?

これは私のこだわりの一つです。会場の広さと人数などで制限される場合は別として。

机といすの配置は「学校形式」ではなく絶対に「ロの字型」をお願いしています

つまり、お互いの顔が見える座り方ですね。

前方と後方で向かい合う「学校形式」の座り方では 理事会 VS 一般組合員 の対立イメージになります。これではまるで説明会です。
でも役員といえども同じ住民。総会はみんなが同じ立場で作るもの。
上から押し付けたり、下から突き上げる場であってはいけないという思いです。

そういう理由で「ロの字型」に配置することをお願いしています。

会議のイラスト(老若男女)
お互いの顔が見えるように話すのがベストだと思います

総会の仕切りは誰がやる?

総会全体の流れは決まっている

総会資料の最初の方に「総会次第」がありますので、それに従って進めます。

開会のあいさつから始まり、総会成立確認、議長の選出、議事録署名人の選出、議案審議。
それが終われば意見書等の紹介や、フリートークの意見交換。
そして閉会のあいさつ。

多少のちがいはあっても、大体こんな感じでしょう。

理事長・役員が仕切ることも~でも、誰でも出来るように準備!

理事会がほぼ全て仕切る組合もあります。管理会社はお客さんのような扱いです。
管理組合の主催なのですから、何もおかしくないですし、本来あるべき姿です。
自主管理の管理組合なら、当然にやっていることですからね。

でも現実的には、8~9割は管理会社にお任せだと思います。
だからこそ、そこに管理会社の存在意義があるとも言えますね。

1から10まで全部フロントが喋って仕切るのはご法度です。
誰が主催者なのか、ケジメは必要です。

たとえ押し付けられた理事長だったとしても、議長として「進行と仕切り」をしてもらいます。

でも、ぶっつけ本番でいきなり「議長をやれ」と言われても出来ないのは普通のこと。
これまで、総会に一度も出席したことがない理事長だっています。

そこで「総会用カンペ」を作ってあげます。
総会の台本みたいなもので、いつ、何を言えばいいか、セリフや進行すべて書かれたシナリオです。
それを総会前の理事会で、理事長や担当の理事にお渡しして予習してもらいます。

プリントを持っている先生のイラスト
「ここで管理会社に振ってください」など詳しく書いています

議長にやってもらうこと

進行は議長、質疑応答を受けるのも議長。
説明や答弁は、議長が担当理事や管理会社を指名して、説明させる。

この原則は絶対に崩せません。
だから議長の指名が無い限り、フロントの私も勝手に口出しはしません。
(アイコンタクトで、こっちに振ってください!のアピールはしますけど)

議案の進行は、
議案の紹介、質疑の受付、答弁者を指名、承認の確認(採決)
という流れです。

そして議案の中でも、次の2つは議長自らに提案と説明をしてもらいます。

1.管理会社との委託契約更新の議案

補足説明はフロントがやりますが、選ばれる立場の管理会社が熱弁を振るって「これでいいですか」と尋ねるのは変です。(それはもはやプレゼン)
議案である以上、理事会として「この管理会社でいいですか」と提案するべきだからです。

2.役員改選

管理組合の人事は、管理組合の柱。管理会社は一切口を出さない、というのが私の信条です。
新役員の紹介は、議長から。(名前を紹介するだけだから簡単です)

名前を紹介するだけなんだから、管理会社がやっても・・・とも思いますが、初めての議長にもできますよね。

人事は組合のものという、これもケジメです。

なんのための「議長」なのか考えてみる

総会は議長を中心に進行するんだ、という体裁を大事にしています。

そうすることによって、「理事長って誰でも出来るんだ」「管理会社がサポートしているから進行できるんだ」というイメージを作ることを狙っています。
果たして効果があるかどうかは・・・??

失敗談

フロントになって間もないころ、総会開催の宣言、進行、議案説明、採決、閉会まで、全てフロントである私が喋っていました。理事長の出る幕なしです。

叱られる部下のイラスト(男性・落ち込む)
なんでお前が全部仕切ってんだ!と上司に叱られました

前任者のやり方をマネしただけなのに!

そもそも教えてもらったことないし!

理事長も何も言わなかったし!

しかも説明がめっちゃ早口だったらしいです。(自覚は無い)
相当自分に自信と余裕がなかったんでしょう。

今はゆっくり、かつ、出席者の表情や反応を見ながら話すように気を付けてます。
自信は相変わらず無いですけど、周りを見渡すくらいの余裕は出来たみたいです。

自分の説明を理解してくれているかな?
ここはもうちょっと細かく説明した方がいいかな?

説明しているページを見てるかな?迷子になってないかな?

こういう点を気にして観察しながら、話し方や速度を調整します。

細かな数字の読み上げもしません。説明も大幅に省略します。
事前に目を通してくれていることが前提なので、要約スタイルで、ポイントと結論だけ。
分からなかったら質問するだろうということで、これだけでも会議時間は短縮です。

まとめ

総会の仕切りの中心は「議長」です。
フロントは議事進行のサポートをしますが、黒子に徹します。
総会は、管理会社のアピールの場ではありません。管理組合・組合員が主人公だと考えています。

黒子としては、準備が完璧なシャンシャン総会が理想です!
議案書にフセンいっぱい付けてくる人、マーカー引いてカラフルになってる人、他の議案審議中に重要事項説明書を熟読してる人。めちゃくちゃ気になるので止めてほしいな・・・・

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