書面で総会!~注意したいことは?

書面決議

新型コロナウィルスは収束が見えないまま、早1年半が経ちました。
そんな中で、多くのマンションは2度目の定期総会を迎えています。

大人数が密室に集まり、時に大きな声で発言する場ですから、感染リスクが心配です。
総会を開こうとすると…

住民さん
住民さん

こんな時期に総会を開くなんて常識が無い!

住民さん
住民さん

書類を配るだけで総会を開いたことに出来ないですか?

住民さん
住民さん

町内会の総会は書面で済ませましたよ!
マンションも書面でいいんじゃない?

こんな意見や質問が多く聞かれました。
あらためて「集まらずに総会を開けないか?」という疑問に対して考えてみます。

「書面で総会」をおさらい

集まらずに総会を開くには、区分所有法や管理規約に定められている「書面決議」です。
(WEB会議もありますが、色んな環境や条件が揃わないと難しいので今回は横に置いておきます)

~標準管理規約より~
(書面による決議) ※電磁的方法を利用する場合は条文の一部が異なる

第50条 規約により総会において決議をすべき場合において、組合員全員の承諾があるときは、書面による決議をすることができる
2. 規約により総会において決議すべきものとされた事項については、組合員全員の書面による合意があったときは、書面による決議があったものとみなす
3. 規約により総会において決議すべきものとされた事項についての書面による決議は、総会の決議と同一の効力を有する。
4. 前条第3項及び第4項の規定は、書面による決議に係る書面について準用する。
5. 総会に関する規定は、書面による決議について準用する。

この「書面による決議」の存在を知っていても、実際にやったことがある管理組合は少ないし、具体的に考えたことは少ないでしょう。

その理由の1つは、書面決議のための要件を満たすハードルが非常に高いからです。

総会は集まることが前提なので要件が厳しい

「書面による決議」は2つの方法

標準管理規約の第50条には、2つの方法が定められています。

1項全員が「承諾すれば書面で決議できる」
2項全員が「書面で議案に賛成」する

似ているようで、1項と2項の意味の違いはお分かりでしょうか?

1項… 書面決議することを全員が承諾し、議案の賛否は別に意思表示して採決する
2項… 議案に対して全員が書面で賛成すれば、総会で決議とみなす

どちらの手続きを採用するかケースバイケースですが、
2項は「議案の内容に全員が賛成」が条件なので、利用は限られるでしょう。

書面決議が難しい理由

ポイント① 戸数に比例して票集めが大変

20~30戸くらいなら、未提出者に催促すれば何とかなります。
これが50戸、100戸、さらに賃貸(外部オーナー)の数が多いとかなり大変です。

普段から9割近い提出率が定着していないと、票集めがキツイでしょうね。
役員が分担して回収するくらいの意気込みが必要です。

足が渦巻きになって走る人のイラスト(男性)
文字通り「足で票を稼ぐ」ことも必要に

ポイント② 全員が承諾(または賛成)

せっかく全員から回収しても、反対や無回答が一人あればダメです。
とにかく、書面決議することを全員承諾(1項)、または議案に全員賛成(2項)しなければ成立しません。

理事長
理事長

やってみなきゃ、どっちにころぶか分からない…

失敗すると、せっかくの準備や手続きが無駄になります。
成立する計算ができる時だけの方がいいです
よ!

ポイント③ 様式に不備が無いよう注意

1項の「書面で決議することの承諾」は、議案ごとに承諾が必要とされています。

 ●「書面で決議すること」について、一括で賛成 ………… NG
 ●「書面で決議すること」について、議案ごとに賛成 …… OK
   例)書面決議の承諾と、議案の賛否を同時に回答する場合
    「第1号議案を書面で決議」…承諾する/承諾しない  「議案」…賛成 / 反対
    「第2号議案を書面で決議」…承諾する/承諾しない  「議案」…賛成 / 反対

このように、議案ごとに「書面で決議すること」「議案の賛否」を回答してもらう必要があります。

でも、議案に「反対」なら書面決議も承諾しない可能性が高いと思うんですよねー

(総会で議論して決議したいと考える人が多いでしょう)

【参考】
 横浜マンション管理ネットワーク書面決議を行う場合の承諾の取り方
 一般社団法人千葉県マンション管理士会マンション管理Q&A~総会を開催しないで書面で決議できますか?

ポイント④ 回答に不備があると手間と日数がかかる

書面決議は、やる側(管理組合・管理会社)も慣れておらず、もちろん答える側(区分所有者)はもっと慣れていません。

だから、見慣れぬ用紙が手元に届くと戸惑います!

組合員
組合員

えっ?これが総会の代わりになるの?

組合員
組合員

これは一体どういう意味?
何を書けばいいのかよく分からないなぁ…


全員から回収できたとしても、一発で不備がない回答が揃うことは期待できません。

不備の内容をチェック
 ↓
訂正してほしい内容を記入
 ↓
返却して再提出を依頼
 ↓

回 収

これが外部所有者なら、返信封筒と切手の用意、郵送も加わります。
面倒と時間が何倍にもなります。

このように、組合員の方向性がある程度一致していないと、かなり大変な手続きです

定期総会を書面だけで?

コロナ対策で密集を避けるため、年に1回の定期総会も書面で済ませたいという要望もあります。
結論を先に言うと、定期総会は書面では出来ないという見解です。

「出来ない」というより「事実上、出来ない」の方が正確かもしれません。

というのも、理事長は年に1回、総会で事務を報告する義務があります。
つまり、定期総会の「議案」が書面決議で承認されても、別に「報告会」を開かなくてはならないのです(非現実的ですね)。

●法務省 マンションの管理組合等における集会の開催について  より一部を抜粋
区分所有法においては,管理者又は理事が,少なくとも毎年1回集会を招集しなければならないとされ,集会において毎年1回一定の時期にその事務に関する報告をしなければならないとされていますが(区分所有法第34条第2項,第43条,第47条第12項,第66条),前年の開催から1年以内に必ず集会の招集をし,集会においてその事務に関する報告をすることが求められているわけではありません。 
したがって,今般の新型コロナウイルス感染症に関連し,前年の集会の開催から1年以内に区分所有法上の集会の開催をすることができない状況が生じた場合には,その状況が解消された後,本年中に集会を招集し,集会において必要な報告をすれば足りるものと考えられます。

法務省の見解では「総会の延期」は認めても「開催しなくてもよい」とは言っていません。

「その状況が解消された後(に開催しなさい)」というのも、1年以上もコロナ禍が続くとは想定していなかったのでしょう

1年以上の延期を想定していないのは仕方ないことですし、その結果、現実と法律が乖離してしまったのですね。
これを踏まえて、何らかの法律等の改正が行われる可能性はあるでしょう。

WEBで総会を開けるならいいのですが…全ての組合が対応できるわけではありません。
「特別な状況下」では、書面の報告も認めていいのでは?と思います。

まとめると

ちょっと話が広がってしまったので要点をまとめると…

●書面決議には2通りのやり方がある
 1.書面決議をすることに全員同意 + 賛否は普通の総会と同様
 2.全員が書面で議案に賛成する

●全員から書面を回収するのが大変
 戸数・外部所有者の多さに比例して大変になる

●要件の間違いがないように気を付ける
 全員の承諾(賛成)を取る
 書式を間違えない など

●「定期」の総会には適さない
 書面決議では「年1回の理事長の事務報告」を実施したことにならない。
 総会を開いて1回で済ませるのが現実的
 臨時総会、かつ組合員の方向性が決まっているならOK

もっと詳しい情報もあるのですが、最低限の知識はこれくらいだと思います。
単純なようで、色んな見解や情報が飛び交っていて整理が難しかったです…

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